Erweiterte Bestandsverwaltung

Lieferanten
Zutaten
Rezepte
Erweiterte Bestandsverwaltung: durchschnittliche Selbstkostenpreise

iZettle Pro verfügt über einen einfachen und einen erweiterten Modus zur Bestandsverwaltung. In diesem FAQ-Artikel wird die erweiterte Bestandsverwaltung behandelt, die in Gastronomiebetrieben häufiger verwendet wird.

Die erweiterte Bestandsverwaltung basiert auf dem Konzept von Lieferanten, Zutaten und Rezepten, um Ihnen eine effiziente Verwaltung Ihres Lagerbestands zu ermöglichen. Rezepte können verwendet werden, um beim Verkauf eines Produkts (z. B. eines Cocktails in einer Bar) verschiedene Zutaten aus dem Lagerbestand zu entfernen.

Lieferanten

Als Erstes müssen Sie einen Lieferanten einrichten. Melden Sie sich unter https://backoffice.intelligentpos.com in Ihrem Backoffice an und wählen Sie im Menü links „Bestandsverwaltung“ > „Lieferanten“.

Daraufhin gelangen Sie zur Seite für die Lieferantenverwaltung. Klicken Sie dort auf „Lieferanten hinzufügen“.  In dem nun erscheinenden Fenster können Sie Details zum Lieferanten eingeben. Beachten Sie, dass Sie hier nicht alle Felder ausfüllen müssen. Das einzige Pflichtfeld ist der Name des Lieferanten. 

Wenn Sie Ihre Lieferanten in das System eingegeben haben, können Sie sie jederzeit wieder aufrufen und Änderungen vornehmen, indem Sie auf „Bearbeiten“ klicken.

Zutaten


Als Nächstes geht es um das Hinzufügen von Zutaten. Wählen Sie im Menü links „Bestandsverwaltung“ > „Zutaten“ und dann „Zutat hinzufügen“. In dem nun erscheinenden Fenster können Sie Details zur Zutat eingeben.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Zutat zu erstellen:

  1. Wählen Sie zunächst den Lieferantennamen aus der Liste der Lieferanten, die Sie zuvor erstellt haben.

  2. Als Nächstes geben Sie der Zutat einen Namen.

  3. Der Preis pro Packungsgröße bezieht sich auf Ihre Einkaufkosten für die Zutat. Geben Sie den Betrag ohne Mehrwertsteuer ein, damit der Bruttogewinn korrekt berechnet werden kann.

  4. „Standard-Packungsgröße“ bezieht sich auf die Größe der Packung, in der Sie die Zutat kaufen. Die gängigsten Packungsgrößen können hier direkt ausgewählt werden. Sie können die Packungsgröße jedoch auch in Einheiten wie Kilogramm oder Liter angeben.

  5. Über „Aufzufüllender Bestand“ legen Sie fest, welcher Bestand jederzeit vorrätig sein soll.  Bei der Erstellung von Lieferantenbestellungen schlägt das System automatisch die zu bestellende Menge vor, mit der der Lagerbestand dieses Produkts auf diese Menge erhöht wird.

  6. „Aktueller Lagerbestand“ bezieht sich auf die derzeit vorrätige Menge und wird in Standard-Packungsgrößen angegeben. Umfasst die Packungsgröße also beispielsweise 24 Stück und geben Sie in diesem Kästchen „1“ ein, haben Sie im System 24 Stück auf Lager.

  7. „Lagerbestand für Benachrichtigung“ bezieht sich auf die Menge, bei der Sie einen Warnhinweis über niedrigen Lagerbestand erhalten. Diese Funktion kann ein- und ausgeschaltet werden.

  8. Bei den Mindest- und Höchstbestellmengen des Lieferanten handelt es sich um die Mindest- und Höchstmengen, die Sie auf einmal vom Lieferanten einkaufen. Dies ist nützlich, wenn Ihr Lieferant beispielsweise höchstens 10 Kisten von einer Zutat auf einmal liefern kann oder soll.


​Zu einer Präsentation des Zutatenbereichs gelangen Sie hier. Beachten Sie bitte, dass Sie dafür in Ihrem Backoffice angemeldet sein müssen.

Rezepte

Rezepte können auf zwei unterschiedliche Arten im System eingerichtet werden. Eine Möglichkeit besteht darin, ein Rezept über „Bestandsverwaltung“ > „Rezepte“ im Menü links vorzuerstellen. Diese Methode wird hauptsächlich zur Erstellung von Unterrezepten verwendet, die in anderen Rezepten (z. B. für Brot) wiederverwendet werden. Die einfachste Möglichkeit, ein Rezept für ein Produkt zu erstellen, besteht darin, Produkte über das Menü links auszuwählen und dann das Produkt zu wählen, für das Sie das Rezept erstellen möchten. In diesem Beispiel erstellen wir ein Rezept für einen Burger.  Gehen Sie zu „Produkte“ und wählen Sie das Produkt, für das Sie ein Rezept erstellen möchten, zur Bearbeitung aus. Wählen Sie dann im Menü oben „Lager“ und anschießend „Produktrezept hinzufügen“.

Nun können Sie dem Produkt Zutaten zuweisen, die dann beim Verkauf des Produkts aus dem Lagerbestand entfernt werden. Über das Suchfeld „Zutaten suchen“ können Sie die gewünschten Zutaten auswählen und hinzufügen. In der Spalte „Multiplikator“ können Sie angeben, welche Menge aus dem Lagerbestand entfernt werden soll. Wenn Sie zum Beispiel zwei Scheiben Käse entfernen möchten, geben Sie hier „2“ ein und wählen als Einheit „Einzelne Einheiten“.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten rechts auf „Rezept aktualisieren“. Durch das Rezept wird auch ein Wert im Feld „Selbstkostenpreis“ eingetragen, auf dessen Grundlage wiederum der Bruttogewinn beim Produktverkauf berechnet wird.

 

Erweiterte Bestandsverwaltung: durchschnittliche Selbstkostenpreise

Die erweiterte Bestandsverwaltung unterstützt durchschnittliche Selbstkostenpreise. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn Ihr Lieferant die Einkaufspreise von Produkten häufig ändert. Wenn Sie über die Bestandsverwaltung einen Einkauf tätigen und den Selbstkostenpreis zum Zeitpunkt des Einkaufs ändern, ändert sich der Selbstkostenpreis für den gesamten Lagerbestand des Produkts zu einem Durchschnittspreis aus den neu eingekauften und den vorrätigen Produkten.

Am besten lässt sich diese Funktion anhand eines Beispiels erläutern: Angenommen, Sie kaufen normalerweise eine Kiste mit 24 Flaschen Limonade für 20,00 Euro ein. Das entspricht 0,83 Euro pro Flasche.

Sie haben derzeit eine Kiste auf Lager (24 Einheiten) und möchten eine weitere bestellen.  Der Lieferant hat ein Sonderangebot, bei dem die Kiste nur 15,00 Euro kostet, und sie kaufen eine Kiste.  Der Gesamtwert Ihres Lagerbestands beträgt jetzt 35,00 Euro für 48 Flaschen, sodass der Preis pro Flasche nunmehr bei 0,73 Euro liegt.

Dieser neue Selbstkostenpreis wird auch in allen Rezepten aktualisiert, wodurch sich die Änderung auch im Bruttogewinn widerspiegelt.

Wenn Sie den Selbstkostenpreis für eine Zutat zum Zeitpunkt des Einkaufs aktualisieren, ändert sich der Selbstkostenpreis in den Zutateneinstellungen nicht.  Wenn ein Lieferant den Einkaufspreis dauerhaft ändert, sollten Sie den Selbstkostenpreis der Zutat unter „Bestandsverwaltung“ > „Zutaten“ aktualisieren.

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