Comment rédiger vos conditions générales sur vos factures

Puis-je facturer l'émission de la facture? 

En principe, il n'est pas possible de facturer l'émission d'une facture dès lors qu'il s'agit d'une obligation légale. Cependant, des frais peuvent être facturés pour émission d'une copie ou sous une autre forme que la forme convenue par contrat. En toute hypothèse, des frais complémentaires, par exemple d'émission de facture ou de gestion ne peuvent être facturés que s'ils sont prévus par accord (de préférence, un accord écrit pour éviter toute ambiguité après l'émission de la facture) conclu avec votre client avant d'avoir émis la facture.

Quand puis-je facturer un intérêt de retard?

Si le client est un non-professionnel:
Afin de pouvoir facturer un intérêt de retard à un non-professionnel, en cas de retard de paiement, vous devez notifier le non-professionnel au moins 30 jours à l'avance avant de facturer cet intérêt, pour l'informer que retard de paiement peut donner lieu à la facturation d'un intérêt de retard. Vous devez donc indiquer sur les conditions générales ou le contrat conclu avec le client, et sur la facture, la facturation d'intérêt de retard après 30 jours. La facturation d'intérêts de retard ou frais de recouvrement doit être conforme aux règles de droit de la consommation et de procédure civile.

Si le client est un professionnel:
Si le client est un professionnel, vous pouvez facturer un intérêt de retard à partir du jour suivant l'expiration du délai de paiement, généralement de 30 jours mais variable selon ce qui est permis par la loi et prévu par contrat ou conditions générales, c'est-à-dire après la date où vous avez établi et émis la facture. Vous n'avez pas besoin d'informer le client du fait que vous allez facturer un intérêt de retard, mais cela doit avoir été prévu dans les conditions générales et sur la facture.

Quel peut être le montant d'un intérêt de retard?

Pour les professionnels, le taux d'intérêt est égal au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majorée de dix points de pourcentage, sauf disposition contraire qui ne peut toutefois fixer un taux inférieur à trois fois le taux légal. Si vous souhaitez facturer un taux d'intérêt plus élevé, vous devez l'avoir convenu avant l'émission de la facture. En toute hypothèse, le taux doit figurer dans les conditions générales.

Quand peut-on facturer un frais de rappel?

Afin de pouvoir facturer un frais de rappel, vous devez l'avoir convenu avant d'émettre la facture et le justifier. Il ne suffit pas de l'indiquer sur la facture, mais le prévoir aux conditions générales. Pour les consommateurs, ces frais doivent respecter les règles du droit de la consommation et de procédure civile. Pour les professionnels, ils doivent respecter les règles relatives aux frais de recouvrement, sujets à conditions prévues en particulier au code de commerce.

Quand peut-on facturer une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement?

Pour une "demande de recouvrement", si elle est conforme aux dispositions légales relatives au recouvrement et a été envoyée ou remise à l'acheteur, vous, en tant que créancier, avez le droit d'ajouter un frais de recouvrement de 40 euros à votre client professionnel. Une indemnité complémentaire peut être demandée sur justificatif comme prévu à l'article L. 441-6 du code de commerce.

Puis-je utiliser les mêmes conditions avec les professionnels et les particuliers?

En général, les ventes aux particuliers sont plus régulées et vous, en tant que vendeur, devez avoir connaissance de ce qui est permis ou non par application de la loi locale applicable. Le but de cette FAQ est de vous donner un panorama des différences en matière d'émission de factures. De manière générale, les conditions générales (et les conditions de règlement) ne doivent pas être déloyales ni abusives.

Une facture peut-elle être considérée comme un accord entre l'acheteur et le vendeur?

Non, la facture est simplement une confirmation de l'achat. Si des conditions spéciales doivent s'appliquer à l'achat, cela doit être convenu avant l'émission de la facture, par exemple l'émission d'un devis confirmé par l'acheteur, l'acceptation de conditions générales du vendeur par l'acheteur or un accord écrit entre l'acheteur et le vendeur. 

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