Administrador avanzado de existencias

Este artículo contiene información acerca de iZettle Pro.

Proveedores
Ingredientes
Recetas
Precios Promedio de Costo

iZettle Pro tiene dos modos de administración de existencias: simple y avanzado. Este artículo de preguntas frecuentes cubre la administración de existencias utilizando el administrador avanzado, que se utiliza con mayor frecuencia en la industria de la hospitalidad.

El administrador avanzado de existencias utiliza los conceptos de proveedores, ingredientes y recetas para que puedas administrar tus existencias de manera eficiente. Las recetas se pueden utilizar para registrar salidas de existencias en varios ingredientes cuando un producto se vende, como por ejemplo un cocktail en un bar.

Proveedores

Comencemos por configurar proveedores. Ingresa a tu portal de backoffice, y entra a Administrador de Existencias > Proveedores, desde el menú del lado izquierdo.

Esto abrirá la página de administración de proveedores. Haz click en "Agregar Proveedor" para agregar tu primer proveedor.  Aparecerá una nueva ventana para ingresar la información de tu proveedor. Ten en cuenta que no necesitas llenar todos los campos; sólo el nombre del proveedor es necesario. 

Una vez que hayas ingresado tus proveedores, puedes regresar a su pantalla en cualquier momento y presionar "Editar" para hacer cambios.

Ingredientes

Ahora veremos cómo agregar ingredientes. Selecciona Administrador de Existencias > Ingredientes, desde el menú de la izquierda. Presiona "Agregar Ingrediente" para agregar tu primer ingrediente. Se abrirá una nueva ventana para ingresar los detalles.

Hay varios pasos a seguir para crear un ingrediente.

  1. Primero, elige el nombre del proveedor de la lista de proveedores que creaste en el paso anterior.
  2. Luego, asígnale un nombre al ingrediente.
  3. Costo por empaque se refiere al precio al que adquieres este ingrediente; recuerda ingresar el precio sin impuesto, ya que esto es importante para calcular las ganancias brutas.
  4. ​Tamaño estándar de empaque se refiere al tamaño de los empaques que compras de este ingrediente. En algunos casos comunes esta sección ya está llenada automáticamente, como para los empaques de 24 botellas de algunas bebidas. También se pueden ingresar unidades de medida, como kilos, litros, etcétera.
  5. El nivel de reabastecimiento es el nivel que de existencias que quieres mantener en todo momento. Cuando se generan órdenes de compra, el sistema automáticamente sugiere la cantidad a comprar para alcanzar este nivel.
  6. El nivel actual de existencias es el nivel que se tiene en existencias, en el tamaño estándar de empaque. Por ejemplo, si el tamaño de empaque es de 24 unidades y se ingresa el número "1" en este campo, se tienen 24 unidades en existencias.
  7. El nivel de existencias crítico es el nivel al que deseas recibir una alerta de existencias bajas. Esto se puede activar y desactivar.
  8. Las órdenes Mínimas y Máximas de proveedor son las cantidades mínimas y máximas que quieres solicitar en una sola transacción de algún proveedor de ingredientes; por ejemplo, si tu proveedor puede entregar máximo 10 cajas de algún ingrediente en cada orden.

Recetas

Existen dos maneras de crear recetas en el sistema. La primera es pre-crear la receta desde la página de recetas, disponible en el menú del lado izquierdo. Este método se utiliza principalmente para crear sub-recetas que se pueden utilizar dentro de otras recetas, como por ejemplo la receta de algún pan.La manera más fácil de crear una receta de producto es seleccionar 'Productos' en el menú del lado izquierdo y luego seleccionar el producto para el cual quieres ingresar la receta. En este ejemplo ingresaremos la receta de una hamburguesa. ingresa a 'Productos' y selecciona el producto en cuestión; selecciona "Existencias" en el menú superior y después "Agregar receta de producto".

Esto te permite asignarle ingredientes al producto, para que se registren salidas de las existencias de estos ingredientes cuando el producto se vende. Para agregar tu primer ingrediente, haz click en el botón de búsqueda de ingredientes y búscalo. El campo multiplicador te permite especificar la cantidad que se utiliza de cada ingrediente. Por ejemplo, si la hamburguesa lleva dos rebanadas de queso, ingresarías 2 en el campo multiplicador e indicarías que son "Unidades".

Una vez hecho esto, presiona el botón "Actualizar Receta" en la parte inferior derecha de la ventana. La receta también envía información al campo de precio de costo, el cual a su vez se usa para calcular las ganancias brutas cuando el producto se vende.

 

Precios Promedio de Costo

El administrador avanzado de existencias permite utilizar precios promedio de costo. Esta opción es útil cuando tu proveedor cambia los precios de costo con frecuencia. Cuando realizas una compra en el administrador de existencias y modificas el precio de costo al momento de la compra, el precio de costo de tus existencias de ese producto cambiará a un promedio de lo que estás comprando y lo que tienes en existencias.

La mejor manera de explicar cómo funciona esta herramienta es con un breve ejemplo. Imagina que usualmente compras cajas de 24 botellas de refresco a 200 pesos. Esto se traduce a 8.3 pesos por botella.

Imagina además que tienes una caja en existencias (24 unidades) y que planeas pedir otra caja.  El proveedor te hace un descuento y te vende la caja a 150 pesos.  El valor total de tus existencias es ahora de 350 pesos por 48 botellas, que se traduce a 7.3 pesos por botella.

Este nuevo precio de costo también se actualiza en todas tus recetas, para que el cambio se refleje en tus cifras de ganancias brutas.

Por favor ten en cuenta que, si actualizas el precio de costo de algún ingrediente al momento de comprarlo, el cambio no se reflejará en los ajustes de ingredientes.   Si tu proveedor cambia permanentemente el precio de costo, deberás hacer la actualización entrando a Administrador de Existencias > Ingredientes, y editando ahí el ingrediente para reflejar este cambio.