Geavanceerde Voorraadbeheer

Leveranciers
Ingrediënten
Recepten
Gemiddelde kostprijzen

iZettle Pro heeft twee voorraadbeheer modi, simpel en geavanceerd. Hier behandelen we vooral de geavanceerde modus, omdat deze het meest gebruikt wordt in horeca bedrijven.

De geavanceerde voorraadbeheer modus houdt rekening met leveranciers, ingrediënten en recepten om jou je voorraad te laten beheren op een efficiënte manier. Recepten kunnen worden gebruikt om de voorraad bij te houden van verschillende ingrediënten wanneer er een bepaald product verkocht wordt, bijvoorbeeld bij een cocktail aan de bar.

Leveranciers

Laten we beginnen bij de leveranciers. Log in bij de Backoffice portal, en selecteer 'Voorraadbeheer' > 'Leveranciers' uit het menu aan de linkerkant van het scherm.

Nu kom je op de Leverancier beheer pagina, klik nu op 'Voeg Leverancier toe' om je eerste leverancier toe te voegen.  Een nieuw scherm zal nu zichtbaar zijn waar je de details van deze leverancier kan invoeren. Je hoeft hier niet elk veld in te voeren, alleen de naam van de leverancier is verplicht.

Wanneer je de leveranciers hebt toegevoegd aan het systeem, kan je altijd teruggaan naar dit scherm om meer details in te voeren of aan te passen.

Ingrediënten

Nu zullen we verder gaan met het toevoegen van ingrediënten. Selecteer 'Voorraadbeheer' > 'Ingrediënten' in het menu aan de linkerkant en klik op 'Voeg ingrediënt toe' om je eerste ingrediënt toe te voegen. Nu zal je een nieuw scherm zien waar je alle details kan invoeren van het ingrediënt.

Er zijn een aantal stappen die je moet doorlopen om een ingrediënt aan te maken;

  1. Allereerst, kies je de leverancier uit de lijst van leveranciers die je hebt aangemaakt tijdens de vorige stap.
  2. Geef het ingrediënt nu een naam
  3. De 'Kosten per standaard verpakkingsgrootte' verwijst naar de kosten die je gemaakt hebt toen je dit ingrediënt kocht - vergeet niet dit zonder BTW in te voeren, omdat dit anders verkeerd verwerkt wordt in de uiteindelijke berekening voor je bruto winst
  4. Standaard verpakkingsgrootte' verwijst naar de grootte van de verpakking waarin je dit ingrediënt hebt gekocht. We hebben hier alvast een dropdown gemaakt met een aantal veelvoorkomende verpakkingsgroottes die je kan toepassen, bijvoorbeeld 24 eenheden voor als je krat met drankjes inkoopt. Je kan ook andere meeteenheden invoeren zoals kilogram, liter, etc.
  5. Herbevoorradingsniveau' wordt soms ook wel "Par Level" genoemd en is de hoeveelheid voorraad die je permanent aanwezig wil hebben.  Wanneer je inkoop orders maakt, zal het systeem automatisch een hoeveelheid voor dit ingrediënt voorstellen, die het niveau zal bijwerken naar dit herbevoorradingsniveau.
  6. Het huidige voorraad niveau is wat je nu aan voorraad hebt, op basis van de standaard verpakkingsgrootte. Bijvoorbeeld als 1 verpakking standaard 24 eenheden bevat, en je voert hier 1 in, dan heb je 24 eenheden op voorraad.
  7. Waarschuwing voorraadniveau' is het niveau wanneer je hier een waarschuwing over wilt ontvangen. Deze kunnen worden aan- en uitgezet.
  8. Minimale & Maximale inkoopbestelling is het minimum en maximum aantal dat je per keer in 1 transactie wilt aanschaffen bij de leverancier. Bijvoorbeeld wanneer je leverancier alleen een maximum van 10 dozen van een ingrediënt kan leveren per keer.
  9. Je kunt een rondleiding krijgen in het gedeelte over ingrediënten door op de volgende link te klikken. Je moet hiervoor wel al zijn ingelogd in de Backoffice.

Recepten

Er zijn twee manieren waarin recepten kunnen worden opgezet. De eerste is via recepten pagina vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant. Deze methode wordt vooral gebruikt om subrecepten aan te maken die gebruikt worden in andere recepten, zoals brood.De makkelijkste manier om een recept aan te maken is via 'Producten' in het 'Instellingen'-menu. Klik dan op het product waar je het recept voor wilt aanmaken. Hier gebruiken we het voorbeeld van een hamburger. Ga naar 'Producten', selecteer de Edit-knop aan de rechterkant naast het product waar je een recept voor wilt creëren. Klik dan op 'Voorraad' in het menu bovenin en daarna op 'Voeg product recept toe'.

Nu kan je alle ingrediënten aan het product toewijzen, zodat je virtuele voorraad goed wordt bijgehouden wanneer je dat product verkoopt. Om je eerste ingrediënt toe te voegen, selecteer 'Zoek ingrediënten', zoek het ingrediënt middels de zoekbalk en druk op 'Toevoegen'.

Het 'Vermenigvuldiger' - veld maakt het mogelijk de hoeveelheid in te voeren dat van je voorraad afgaat voor ieder verkocht product of portie van het gerecht. Bijvoorbeeld, als je twee plakken kaas hebt gebruikt uit je voorraad, voer je 2 in in het 'Vermenigvuldiger' - veld en de eenheden zet je dan op 'Single unit'.

Wanneer je alles hebt ingevuld, druk je op 'Opslaan recept' rechtsonder. De kostprijs van het recept zal automatisch worden doorgeven in het systeem om de bruto winst te kunnen berekenen wanneer er een portie van het recept of product verkocht wordt.

 

Gemiddelde kostprijzen

De geavanceerde voorraadbeheer hanteert gemiddelde kostprijzen. Dit is handig wanneer je leverancier de verkoopprijs van de product(en) wel eens aanpast. Wanneer je een inkoop doet via 'Voorraadbeheer' en de verkoopprijs moet aanpassen omdat je leverancier een andere prijs hanteert die dag, zal de gemiddelde kostprijs van dit ingrediënt worden aangepast op basis van hoeveel er ook op voorraad ligt en hoeveel deze voorraad heeft gekost. 

Het is het makkelijkst uit te leggen door middel van een kort voorbeeld. Stel dat je normaal gesproken altijd een doos van 24 flesjes frisdrank voor €20,00 zou kopen. Dit is hetzelfde als €0,83 per flesje.Je hebt al één zo'n doos (met 24 flesjes) op voorraad, maar je gaat er nog een bestellen.  De leverancier heeft nu een aanbieding voor je, één doos met 24 flesjes voor €15,00. Je neemt nog een doos bij de leverancier af.  De totale waarde van je voorraad is nu €35,00 voor 48 flesjes, waardoor de gemiddelde prijs per flesje nu €0,73 is geworden.

Deze nieuwe gemiddelde kostprijs wordt ook doorberekend naar al je recepten, zodat deze verandering ook in je bruto winst overzichten te zien is.

Pas op dat als je de kostprijs van een ingrediënt aanpast op het moment dat je de aankoop doet, de kostprijs niet wordt aangepast in de permanente instellingen van dit ingrediënt.  

Als een leverancier een permanente verandering doet in zijn prijsaanbod, ga dan naar 'Voorraadbeheer' > 'Ingrediënten' en wijzig de prijs van het ingrediënt naar de nieuwe prijs.

 

Meer hulp nodig?

Als je niet kunt vinden wat je zoekt, neem dan contact met ons op.

Bel ons: +31 (0) 800 2500062
Stuur ons een e-mail: support@intelligentpos.com